Tarptautinis sertifikuotų auditorių registras – IRCA (angl. The International Register of Certificated Auditors) savo leidinyje pateikia patarimus vadybos sistemų auditoriams, kaip audituojant sukurti dar didesnę vertę visoms suinteresuotosioms šalims. Nors straipsnis, visų pirma skiriamas sertifikavimo įstaigos auditoriams, manome, kad jo idėjos, bus naudingos ir sertifikuotų įmonių vidaus auditoriams jų kasdieniniame darbe, bei padės geriau suprasti sertifikavimo įstaigos auditorių darbo principus.

Papildomos vertės suteikimas auditui

Ar atlikdami auditą sukuriate papildomą vertę? Ar esate tikri, kad tai darote nepažeisdami audito principų? Audito praktikų grupė paruošė šiuos patarimus, padedančius užtikrinti, kad jūsų atliekamas auditas būtų ir naudingas, ir nešališkas.

Žodynuose galima rasti ne vieną vertės apibrėžimą, tačiau visi jie teigia, kad tai yra kas nors naudinga. Todėl suteikti papildomos vertės reiškia padaryti ką nors dar naudingesnį.

Pirmasis klausimas, kurį derėtų išsikelti: kas gauna papildomos vertės iš jūsų audito?

• Sertifikuota organizacija?
• Organizacijos klientai?

• Sertifikavimo įstaiga?

Žinoma, atsakymas – visi trys. Atlikdami tikslų auditą, jūs suteikiate papildomos vertės organizacijos klientams, sustiprindami jos gebėjimą pateikti standartus atitinkantį produktą. Sertifikavimo įstaigai jūs suteikiate papildomos vertės, keldami pasitikėjimą nepriklausomu sertifikavimu. Tačiau svarbiausia yra suteikti papildomos vertės pačiai sertifikuotai organizacijai, bet ar jums tai pavyksta sėkmingai?

• Ar pateikiate aukščiausiojo rango vadovams informaciją apie organizacijos gebėjimą siekti strateginių tikslų?
• Ar nustatote problemas, kurių sprendimas pagerintų organizacijos veiklos rezultatus?
• Ar išsiaiškinate tobulinimo galimybes ir galimas rizikos sritis?

Jei nesate tikri, ar įvykdote visus šiuos dalykus, skaitykite toliau, tekste bus nagrinėjamos visos audito proceso dalys ir pateikiama naudingų patarimų, kaip užtikrinti, kad jūsų atliekamas auditas sukurtų papildomos vertės.

Patarimai, kaip suteikti auditui papildomos vertės

Planuokite auditą

Kai ruošiatės naujam auditui, nepamirškite šių aspektų:

• išsiaiškinkite audituojamojo lūkesčius ir konkrečios organizacijos kultūrą;
• apsvarstykite specifinius klausimus, ypač tuos, kurie iškilo per ankstesnius auditus;
• atlikite tam ūkio sektoriui arba tai organizacijai pritaikytą rizikos analizę;
• atlikite įstatyminių ir reglamentuojančių reikalavimų išankstinį įvertinimą;
• kad audito tikslai būtų pasiekti, sudarykite tinkamą audito komandą;

• skirkite pakankamai laiko.

Audito metodika

Daugiau dėmesio skirkite procesui, o ne procedūroms. Dokumentuose užfiksuotos procedūros, darbo instrukcijos ar patikrinamieji sąrašai gali būti reikalingi, kad organizacija galėtų planuoti ir kontroliuoti joje vykstančius procesus, tačiau varomoji jėga turėtų būti proceso atlikimas.

Labiau orientuokitės į rezultatus, o ne į dokumentus. Kaip jau minėta anksčiau, kai kurie dokumentai gali būti reikalingi, kad organizacija galėtų pateikti objektyvių įrodymų, jog jos procesai yra efektyvūs (užtikrina suplanuotus rezultatus), tačiau, norėdamas sukurti papildomos vertės, auditorius turėtų išmanyti ir apie kitas įrodymų formas ir jas įvertinti.

Organizacijos procesų efektyvumui vertinti naudokite metodiką „planuok-daryk-patikrink-veik“, atsižvelgdami į tai, ar: 

• procesas buvo suplanuotas?
• jis vykdomas pagal planą?
• pasiekiami planuoti rezultatai?
• nustatytos ir įgyvendintos tobulinimosi galimybės?

Pasistenkite rinkdami įrodymus visą audito laiką orientuotis į visumą, užuot daugiau dėmesio skyrus pavieniams klausimams.

Atlikdami analizę ir priimdami sprendimą, pažvelkite į audito rezultatus objektyviai, pasitelkdami rizikos analizę ir sveiką protą. Nepamirškite įvertinti, ar jūsų audito rezultatai dera su organizacijos gebėjimu pateikti standartus atitinkantį produktą.

Ataskaita ir  veiksmai po audito

Priklausomai nuo organizacijos išsivystymo lygio, pasitikėjimo organizacijos kokybės vadybos sistema, susijusios rizikos ir audituojamojo požiūrio bei dalyvavimo audito procese gali prireikti skirtingų informavimo apie audito rezultatus metodikų. Jums reikės nuspręsti, ar metodika bus iniciatyvi, ar reaguojamojo pobūdžio. Taip pat privalote:

• užtikrinti, kad būtų atsižvelgta į visus kultūrinius aspektus;
• akcentuoti teigiamus rezultatus;
• įvertinti, ar organizacijos pasiūlytas sprendimas, kaip šalinti per auditą aptiktus trūkumus, bus naudingas.

Galiausiai ataskaitos turi būti objektyvios ir orientuotos tinkamai auditorijai. Aukščiausiojo rango vadovai tikriausiai turės kitokių lūkesčių nei kiti vadovybės atstovai.

Sukurdami papildomos vertės visoms audito procese dalyvaujančioms šalims, jūs garantuosite, kad auditas ne vien tik užtikrins standarto laikymąsi. Jūsų ataskaita bus naudinga organizacijai, nes joje bus atspindėtos organizacijos sistemos tam tikrame kontekste ir objektyviai parodyta, kokia yra jos padėtis lyginant su standartu.

Straipsnio šaltinis:

http://www.irca.org/inform/issue21/APG.html

Plačiau apie vadybos sistemas ir jų sertifikavimo paslaugas skaitykite mūsų puslapyje Vadybos sistemų sertifikavimas.