Įvadas
Jei jūs įmonėje esate atsakingas už tiekėjų atranką ir galbūt pirkimo sprendimus, jums veikiausiai yra tekę matyti, kaip prekės ar paslaugos reklamuojamos pateikiant nuorodą į ISO 9001:2000, ISO 9001:2008, arba paprasčiausiai ISO 9000. Gal net yra tekę tokiomis prekėmis ar paslaugomis naudotis. Ką reiškia ši nuoroda? Kuo ji gali jums padėti? Kaip žinoti, kad tiekėjai, dalyvaujantys jūsų paskelbtame pirkimo konkurse, supras, ko iš jų tikimasi ir kad jie sugebės jums nuolat tiekti reikalavimus atitinkančius gaminius? Šioje informacijoje rasite atsakymus į minėtus klausimus ir patarimų, kaip geriausiai išnaudoti ISO 9001 privalumus tiekimo grandinėje.

Ką reiškia ISO 9001?
ISO 9001 yra tarptautinis standartas, nustatantis reikalavimus organizacijos kokybės vadybos sistemai (KVS). Jis yra standartų šeimos, dažnai bendrai vadinamos „ISO 9000 serija“ arba „ISO 9000 šeima“ dalis. Šiuos standartus leidžia Tarptautinė standartizacijos organizacija (angl. ISO). Dėl to kartais galite išgirsti, kaip tiekėjai skelbiasi esą „sertifikuoti pagal ISO 9000“ arba „turintys ISO 9000 atitinkančią KVS“. Dažniausiai tai reiškia, kad jie teigia turintys KVS, atitinkančią ISO 9001 reikalavimus (vienintelio standarto ISO 9000 šeimoje, kurį galima taikyti sertifikavimui). Tačiau svarbu suvokti, kad ISO yra institucija, kurianti ir publikuojanti standartus. Pati ISO, kaip paaiškinsime toliau, organizacijų sertifikavimo neatlieka.

Paskutinioji ISO 9001 versija buvo paskelbta 2008 m. lapkritį. Palyginus su ankstesne (2000 m.) versija, joje padaryti tik smulkūs pakeitimai. Naująja redakcija pirmiausia siekiama pagerinti anksčiau ISO 9001:2000 teiktų reikalavimų aiškumą, užuot diegus naujus. Dėl to ISO 9001:2000 ir ISO 9001:2008 praktiniais sumetimais galima laikyti lygiaverčiais, nors ISO 9001:2000 palaipsniui pakeis ISO 9001:2008 standartas. Nuo 2010 m. lapkričio 15 d. (praėjus dvejiems metams po ISO 9001:2008 publikavimo) pirmasis atitikties vertinimui nebebus naudojamas.

ISO 9001 tikslas yra pateikti reikalavimų sąrašą, kurį efektyviai įgyvendinus užtikrinama, kad jūsų tiekėjas gali nuosekliai tiekti prekes ir teikti paslaugas, kurios:

•    tenkina jūsų poreikius ir lūkesčius bei
•    atitinka taikytinus reikalavimus.

Reikalavimai apima platų temų ratą, tarp jų ir tiekėjo aukščiausios vadovybės įsipareigojimą kokybei, orientaciją į klientus, išteklių adekvatumą, darbuotojų kompetenciją, procesų (gamybos, paslaugų teikimo ir atitinkamų administracinių bei palaikymo procesų) valdymą, kokybės planavimą, gaminių kūrimą, gaunamų užsakymų patikrinimą, pirkimą, procesų ir produktų monitoringą ir matavimą, matavimo įrangos kalibravimą, klientų nusiskundimų sprendimo procesus, koregavimo/prevencinius veiksmus ir reikalavimą nuolat tobulinti KVS. Galiausiai paskutinis, bet ne menkiausios svarbos, yra reikalavimas, kad tiekėjas sektų, kaip prekių ir paslaugų kokybę suvokia klientai.

ISO 9001 nenurodo konkrečių reikalavimų jūsų perkamoms prekėms ir paslaugoms. Jūs patys turite aiškiai apibrėžti savo poreikius ir gaminiui keliamus lūkesčius. Pavyzdžiui, galite remtis gaminio specifikacijomis, brėžiniais, valstybiniais arba tarptautiniais standartais, tiekėjo katalogais ar kitais dokumentais.

Ką reiškia „atitiktis ISO 9001“?
Tai reiškia, kad jūsų tiekėjas yra įdiegęs sistemingą kokybės vadybos metodiką ir valdo įmonę siekdamas užtikrinti, kad jūsų poreikiai būtų aiškiai suprasti, sutarti ir patenkinti. Tačiau, ISO 9001 atitikties pareiškimas neturėtų būti laikomas tiekėjo produkto atitikties deklaracija ar pareiškimu.

Kaip ISO 9001 padeda pasirinkti tiekėją?
ISO 9001 pateikia reikalavimus pirkimo procesui, kuriame jūs dalyvaujate kaip klientas. Šie reikalavimai apima tokias sritis:
•    reikalavimai dėl pirkimo informacijos, kuri turėtų būti pateikiama, kad tiekėjai aiškiai suprastų savo klientų poreikius;
•    būdai, kuriais galima patikrinti pristatytų gaminių atitiktį kliento reikalavimams.
Atkreipkite dėmesį, kad kai ISO 9001 mini gaminius, šis terminas apima ir nematerialius gaminius, tokius kaip paslaugos ar programinė įranga.

Išaiškinti tiekėjui, ko išties norite, yra svarbus darbas. Šiame procese gali tekti pasikonsultuoti su savo techniniais darbuotojais (tikraisiais vartotojais). Jei to nepadarysite, galite atsidurti situacijoje, kai pristatytas gaminys atitinka visus jūsų išdėstytus ir teisės aktuose nurodytus reikalavimus, tačiau visiškai netinka numatytajai paskirčiai. Taigi, pirmiausia derėtų sutelkti dėmesį į poreikius, susijusius su numatytąja gaminio paskirtimi.

Kad būtų lengviau atlikti šią užduotį, galite pasinaudoti šiais klausimais:
•    Kokį konkretų gaminį (prekę ar paslaugą) perkate?
•    Kokį poveikį šis gaminys daro jūsų verslui?
•    Kokia yra rizika jūsų verslui, jei su šiuo gaminiu patirtumėte problemų?
•    Kaip galite būti tikri, jog gaminys, kurį gausite, išties atitiks jūsų reikalavimus?
Kaip įsitikinti, ar tiekėjas atitinka  ISO 9001 reikalavimus?
Yra keletas būdų, kuriais tiekėjas gali tvirtinti, kad jo KVS atitinka ISO 9001 reikalavimus:
•    Tiekėjo atitikties deklaracija: paties tiekėjo deklaracija, teigianti, kad KVS atitinka ISO 9001 reikalavimus. Ji paprastai patvirtinama juridinę galią turinčiais parašais. Ši deklaracija gali būti sudaryta remiantis tiekėjo vidaus audito sistema arba klientų ar nepriklausomų trečiųjų asmenų atliktais auditais.
•    Antrosios šalies (pvz. kliento) atliktas vertinimas: tiekėją tiesiogiai įvertino jo klientas (pavyzdžiui, jūs arba kitas klientas, kurio reputacija jūs pasitikite) ir patikrino, ar KVS atitinka ISO 9001 bei jo paties reikalavimus. Kartais tokia sistema naudojama sutartiniuose sandoriuose tarp verslo subjektų.
•    Trečiosios šalies (nepriklausomos institucijos) vertinimas (dažnai vadinamas sertifikavimu arba registracija): tiekėjas pasamdo nešališką trečiąjį asmenį (sertifikavimo arba registravimo įstaigą), kuris atlieka vertinimą patikrindamas atitiktį ISO 9001 reikalavimams. Tuomet šis trečiasis asmuo išduoda sertifikatą jūsų tiekėjui, kuriame aprašoma KVS apimtis bei patvirtinama jos atitiktis ISO 9001.
•    Papildomo pasitikėjimo suteikia faktas, kad kai kurios sertifikavimo (registravimo) įstaigos yra akredituotos nacionalinių arba tarptautinių akreditavimo institucijų, kurios tvirtina sertifikavimo įstaigos nešališkumą ir kompetentingumą vykdyti sertifikavimo procesą. Daugelis akreditavimo institucijų per Tarptautinį akreditavimo forumą (angl. IAF) yra sudariusios daugiašalius susitarimus, kuriais skatinamas jų išduotų dokumentų pripažinimas visame pasaulyje, palaikant Pasaulio prekybos organizacijos laisvosios prekybos principus.

1 piešinys tai paprastai paaiškina grafiniu būdu:

1 pieš. – Keli būdai, kuriais galima pademonstruoti atitiktį ISO 9001

Ar tiekėjai gali teigti, kad jų prekės ar paslaugos atitinka ISO 9001?

Ne. Nuoroda į ISO 9001 parodo, kad tiekėjas yra įdiegęs kokybės vadybos sistemą, kuri atitinka ISO 9001:2000 arba ISO 9001:2008 reikalavimus. Kaip buvo minėta anksčiau, tai turėtų suteikti pasitikėjimo tiekėjo sugebėjimu nuolat teikti reikalavimus atitinkančias paslaugas ir prekes. ISO 9001 reikalauja, kad jūsų tiekėjas sektų savo klientų (įskaitant ir jus!) pasitenkinimą ir remtųsi šia informacija tobulindamas KVS efektyvumą.

Ką daryti, jei iškyla problemos?
Jei esate nepatenkinti gautomis prekėmis ar paslaugomis, pirmiausia turėtumėte kreiptis į tiekėją. Jūs tai paprastai padarysite įprastiniais techniniais ir/arba komerciniais komunikavimo kanalais. Tiekėjas privalo ištirti jūsų skundą ir turėtų imtis atitinkamų veiksmų, kad būtų sumažinta arba išvis pašalinta pasikartojimo tikimybė.

Kita vertus, jei esate nepatenkinti savo tiekėjo darbu apskritai (pavyzdžiui, jis ir toliau tiekia reikalavimų neatitinkančius gaminius, nesiaiškina jūsų skundų arba nesiima atitinkamų taisomųjų veiksmų), tai parodo problemas jo kokybės vadybos sistemoje. Priklausomai nuo gaunamų atsakymų, turėtumėte žinoti, kad galite paspartinti savo skundo sprendimą toliau aprašyta tvarka.
1.        Jei jūsų tiekėjas turi ISO 9001 atitinkančią KVS, jis privalo būti paskyręs asmenį – vadovybės atstovą – turintį įgaliojimus ir atsakingą už tinkamą sistemos funkcionavimą. Turėtumėte išsiaiškinti, kas tas asmuo, ir pateikti oficialų skundą. 
2.        Jei vis tiek likote nepatenkinti gautu atsakymu, o tiekėją yra sertifikavusi nepriklausoma sertifikavimo (registravimo) įstaiga, turėtumėte apie tai pranešti sertifikavimo įstaigai. Jos pavadinimą rasite tiekėjo sertifikate. Sertifikavimo įstaiga ištirs problemas tiekėjo KVS patikrinamojo audito metu arba kritiniu atveju gali atlikti papildomą tyrimą.
3.        Jei negavote patenkinamo atsakymo iš sertifikavimo įstaigos, bet ji yra akredituota (žr. 1 pieš.), turėtumėte pateikti skundą atitinkamai akreditavimo institucijai. Informacija apie ją nurodoma tiekėjo ISO 9001 sertifikate. Jei tokios informacijos gauti nepavyksta, peržiūrėkite akreditavimo institucijų, esančių Tarptautinio akreditavimo forumo narėmis, sąrašą IAF tinklalapyje (www.iaf.nu)
4.        Jei manote, kad akreditavimo institucija taip pat nepateikė patenkinamo atsakymo ir ji yra Tarptautinio akreditavimo forumo narė (žr. 1 pieš.), galite pateikti skundą IAF (www.iaf.nu).
Atminkite, kad šie veiksmai neturės jokio poveikio jūsų teisės aktais numatytoms kaip pirkėjo teisėms ir gali prireikti vietoje paminėtųjų arba lygiagrečiai imtis teisinių veiksmų prieš tiekėją. Jūsų pasirenkamas būdas gali kisti priklausomai nuo situacijos konkrečioje šalyje.

Yra keletas būdų, kaip tiekėjai gali pademonstruoti atitiktį ISO 9001, tačiau  jums reikia įsitikinti, ar tiekėjo pasirinktas būdas teikia Jums pakankamai pasitikėjimo.

PASTABA: originalias rekomendacijas paruošė ISO 9000 konsultacinė grupė, sudaryta iš ISO/TC 176 (už ISO 9000 standartų šeimos vystymą ir palaikymą atsakingas komitetas), ISO atitikties vertinimo komiteto (ISO/CASCO), ISO vartotojų politikos komiteto (ISO/COPOLCO) ir Tarptautinio akreditavimo forumo atstovų. Jos buvo atnaujintos siekiant atsižvelgti į 2008 m. lapkritį paskelbtą ISO 9001:2008.

Šaltinis: www.iso.org